Приказ на подотчет 2018

Выдача подотчётных сумм работникам в 2019 году: образец приказа, заявления, письмо об уведомлении о возврате, сроки сдачи отчёта

Приказ на подотчет 2018

Иногда трудно с первого раза разобраться в нововведениях даже опытным бухгалтерам, но законы меняются, совершенствуются, дополняются. Участок «Расчёты с подотчётными лицами» — не исключение из правил.

Сотрудники вынуждены совершать поездки в командировки, приобретать товарно-материальные ценности, ГСМ, а чтобы справляться с поставленными задачами, приходится брать денежные средства под отчёт у организации.

Бухгалтеру необходимо оформить выдачу средств работнику, принять подтверждающие документы, сделать бухгалтерские проводки, отражающие израсходованные суммы. Разберёмся, как правильно оформить эти операции.

Передача суммы под отчёт

Подотчётные суммы, как правило, выдаются сотрудникам компании либо физическим лицам, работающим по гражданско-правовым договорам. Сотрудники, получившие денежные средства под отчёт, называются подотчётными лицами.

Взяв деньги, они обязаны отчитаться о расходах, а неизрасходованные суммы должны вернуть в кассу.

Когда же сотрудник сумел потратить денежных средств (ДС) больше, чем выдала ему организация, фирма должна возместить перерасход.

В некоторых случаях фирма может дать ДС под отчёт своему подрядчику (письмо Центробанка от 02.10.2014 № 29–1-1–6/7859). У подрядчика возникает обязанность отчитаться за полученные суммы, о чём лучше всего прописать в договоре для предотвращения спорных ситуаций. Отсутствие отчёта для такого подрядчика будет грозить неустойкой в размере 1% от суммы.

За взятые под отчёт деньги нужно обязательно отчитаться перед компанией

На какие нужды можно взять под отчёт

При выдаче подотчётных сумм в заявке нужно указывать цели, на которые они выдаются. В зависимости от цели, выделяют следующие виды расходов по подотчётным суммам:

  • ТМЦ;
  • командировочные;
  • хозяйственные;
  • представительские;
  • затраты по договорам.

Виды хозяйственных расходов

Выдача ДС на ТМЦ логична, так как порой нужна срочная закупка материалов для продолжения работ. Покупка безналичным путём через организацию иногда увеличивает срок получения желаемого товара. Покупка ГСМ также входит в данную категорию.

Командировочные расходы более обширны, к ним можно отнести: суточные, проживание, билеты и некоторые другие расходы, которые закреплены в нормативных актах руководителем организации.

Если сумма суточных за день будет превышать 700 рублей при поездках внутри России и 2500 рублей за границу, то с размера превышения необходимо будет удержать налог НДФЛ и начислить страховые взносы.

При расчёте налога на прибыль нет обязанности учитывать размер суточных. Они должны включаться в пределах лимитов, которые закреплены на предприятии внутренними актами, в налогооблагаемую базу. Их учёт производится в тот же день, когда сотрудником был сдан заполненный авансовый отчёт.

Суточные при командировках в 2019 году и направления их расходования никаким образом подтверждать нет необходимости.

К хозяйственным расходам можно отнести почтовые расходы, расходы на нотариальные услуги.

Почтовые расходы подтверждаются кассовыми чеками.

Кассовые чеки почты пожно увидеть в авансовых отчётах любой организации

В представительские расходы входит угощение представителей других организаций или участников совета директоров при проведении переговоров. Транспортировка указанных лиц до места проведения встречи и обратно тоже имеет отношение к такому виду расходов. К той же категории относятся затраты на услуги переводчика.

Расходы по договорам от имени фирмы могут включать в себя вышеперечисленные затраты.

Порядок оформления расходной операции

Подотчётные суммы выдаются материально ответственным лицам. Они несут ответственность за денежную наличность по организации в целом.

Учёт такого вида операций отражён в указании Банка России от 11.03.14 № 3210-У.

Лицо, отвечающее за кассу предприятия, обязано вести приём наличных, выдавать ДС под отчёт, возмещать перерасход подотчёта, принимать неизрасходованные ДС в полном объёме и частично.

Руководитель компании или ИП должен самостоятельно выбрать порядок контроля за операциями и утвердить его. Следовательно, контроль за выдачей ДС под отчёт также регламентируется им. В приказе он самостоятельно определяет список сотрудников, которые имеют право на получение ДС под отчёт.

Выдача денежных средств под отчёт сотруднику

Для того чтобы сотрудник смог получить наличные ДС на законных основаниях, ему необходимо написать заявление. Самое важное в заявлении — срок, на который выданы денежные средства.

В противном случае сотруднику придётся вернуть деньги по истечении трёхдневного срока (п.6.3 Указания № 3210-У). Это заявление обязательно к оформлению, ведь иначе компании грозит штраф в размере 50 тыс. руб. (ст. 15.

1.КоАП РФ).

Образец заявления, который может быть принят в организации в качестве заявления сотрудника

Образец приказа на получение денег

По правилам документооборота за заявлением обычно следует приказ, форму которого утверждает сама организация в своих внутренних нормативных актах. В приказе следует указать суммы, сроки и список лиц, которым выдаются ДС.

Типовой приказ о выдаче сумм работникам под отчёт содержит все необходимые сведения для идентификации сотрудника и сумме положенного ему аванса

Распоряжение о выдаче средств персоналу организации

Любой сотрудник может выбрать способ получения ДС под отчёт: наличными из кассы или на свою зарплатную карту. В первом случае следует оформить РКО, во втором необходимо использование такого документа как платёжное поручение.

Получение денег по расходному кассовому ордеру

Важно помнить, что если сотрудник будет покупать что-либо у контрагента наличными деньгами от имени компании, то необходимо не превысить лимит, а именно — не больше 100 тысяч рублей по одному договору (п. 6 Указания №3037-У). При нарушении этого лимита компании также грозит штраф в 50 тыс. руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписанная главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, а также кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата выдается на руки сдавшему деньги.

Приходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью от руки «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Перечисление аванса на зарплатную карту

Весьма удобным способом получения является выдача подотчётных денег на карту, что предусмотрено законодательством (Указание Банка Росии №3037-У). Для избежания проблем, которые могут возникнуть при налоговой проверке, важно закрепить данный способ расчётов в учётной политике компании.

Собственно, из-за того что расчёты наличными деньгами тяжелее контролировать, государство стремится их минимизировать. «Чемоданы» денег все дальше уходят в прошлое.

А.А. ЕфремоваЖурнал « книга»

Форма заявления для перевода средств на банковский счёт

Для получения подотчётных сумм на карту сотрудник должен написать соответствующее заявление.

Иначе налоговая проверка решит, что были перечислены не подотчётные суммы, а доход, который облагается НДФЛ в обязательном порядке.

В заявлении сотрудник указывает реквизиты карты, срок, сумму и основание для выдачи. В платёжном поручении в поле «Назначение платежа» бухгалтер должен написать: «Перевод средств под отчёт».

Примерный образец заявления, которое необходимо предоставлять для получения денег на карту под отчёт

Как работнику отчитаться о неиспользованных суммах

Для того чтобы отчитаться о произведённых расходах, работник должен приложить к авансовому отчёту (АО) не только основные отчётные документы, но и слипы, которые выдаются только при оплате картой.

Отражение расчётов с подотчётными лицами в бухгалтерском балансе

Основной счёт бухгалтерского учёта, который показывает дебетовые и кредитовые движения подотчётных сумм — это счёт 71. Когда сотрудник берёт ДС из кассы, то делается проводка: ДТ 71 — КТ 50. Перечисление денег на карту выглядит так: ДТ71 — КТ51.

Если сформировать оборотную ведомость по счету 71, то по дебету будут видны поступления, а по кредиту — расходы. В итоге сальдо по дебету показывает задолженность сотрудника перед фирмой, а кредит — перерасход.

Выдача подотчётных сумм директору

Выдача подотчётных сумм руководителю должна быть регламентирована и подкреплена документально. Такая обязанность возникает из-за того, что с директором, как и с другими сотрудниками (ст. 11 ТК РФ) тоже заключён трудовой договор.

Следовательно, руководитель фирмы является наёмным работником, что обязывает его писать заявление на выдачу подотчётных сумм наравне со всеми остальными сотрудниками.

Нелепость такой ситуации, когда директор подписывает заявление самому себе вполне можно решить двумя способами.

  1. Заявление составляется не на имя директора, а на имя компании. Директор подписывает это заявление, тем самым разрешая выдачу денег под отчёт.
  2. Заявление составляется директором, но подписывает его другое должностное лицо, закрепить полномочия которого нужно в нормативных актах фирмы на локальном уровне.

Какой из двух вариантов выбрать, решает руководство фирмы, но без заявления от директора выдача подотчётной суммы — это нарушение порядка расчётно-кассового обслуживания.

Основным отличием случая оформления заявления директора является то, что разрешающая подпись уже не требуется, поскольку ставя подпись под заявлением, директор тем самым и согласовывает выдачу средств самому себе.

В связи с этим и текст такого заявления директора будет немного отличаться от того, который бы оформлял иной штатный сотрудник (чтобы документ не выглядел так, что директор сам себе разрешает выдать деньги под отчет).

http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/sostavlyaem_zayavlenie_na_podotchet_ot_direktora_obrazec/

В итоге, если есть заявление от директора, то приказ можно не составлять. Подписанный документ подкладывается к расходному ордеру, если выдача проводилась через кассу, а если перевод осуществлялся безналичным путём — к платёжному поручению.

Составление авансового отчёта

Если сотрудник вернулся из командировки, то у него возникает обязанность отчитаться о полученных суммах в течение 3 дней после возвращения (п.26 Положения о служебных командировках).

Если сотрудник не ездил в командировку, но брал подотчётные деньги на какие-либо нужды, то отчитаться он должен либо в течение 3 дней после покупки, либо той датой, которую компания назначила сама при выдаче аванса.

Интересен тот факт, что если сотрудник не брал деньги под отчёт перед тем, как совершить покупку, АО ему составлять не надо. Достаточно принести подтверждающие документы и написать заявление, в котором он просит вернуть потраченные ДС. Необходимо указать причину затрат и их обоснование.

Сотрудники коммерческих организаций заполняют авансовый отчёт на бланке АО-1 (унифицированная форма, код по ОКУД 0302001). Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 и должна содержать следующие сведения:

  • о сумме выданных под отчёт средств;
  • о подотчётном лице (Ф. И. О., должность, структурное подразделение);
  • о предыдущем авансе (остаток, перерасход);
  • о назначении аванса;
  • бухгалтерские записи и другие.

Как подтвердить обоснованность затрат

Для того чтобы сотрудник мог отчитаться после того, как потратил выданные деньги под отчёт, он должен предоставить документы, подтверждающие его расходы, и составить авансовый отчёт.

Как написать и оформить отчёт о командировке: https://ipshnik.com/vedenie-ip/otchetnost-ip/sluzhebnoe-zadanie-na-komandirou.html

Оправдательные документы

Документами, которые подтверждают фактические затраты, являются чеки, бланки строгой отчётности, билеты, посадочные талоны, электронные билеты, счета из гостиниц.

Утеря оправдательных документов ведёт к трудностям при списании произведённых затрат, поэтому так важно, чтобы сотрудники были проинформированы о том, чтобы документы были принесены в бухгалтерию своевременно.

Немаловажным фактом является и то, что сумма утерянного чека, признаваемая расходом сотрудника, подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Заполнение авансового отчёта

Оформление АО происходит частично самим сотрудником, частично бухгалтером.

Бланк авансового отчёта — форма №АО-1

Обычно сотрудник заполняет в АО следующие графы: фамилия, имя, отчество, структурное подразделение, должность, перечень документов с датами, номерами и наименованиями расходов и сумм.

Бланк авансового отчета с обратной стороны заполняется сотрудником

Все остальное заполняет бухгалтер.

К АО прикрепляются оригиналы документов, делаются копии чеков, так как кассовые чеки имеют тенденцию к выцветанию по истечении определённого времени.

Подробнее об оформлении авансового отчёта можно почитать тут: https://ipshnik.com/vedenie-ip/buhgalterskaya-otchetnost/avansovyiy-otchet-po-komandiroe-2016.html

Сколько должны храниться документы

Авансовые отчёты и приложения к ним необходимо хранить 5 лет, так как они могут в любой момент понадобиться, к примеру, при проведении налоговой проверки. Срок хранения регламентирован Федеральным законом №402-ФЗ от 06.12.2011.

Срок сдачи АО

Источник: https://ipshnik.com/vedenie-ip/buhgalteriya-ip/vyidacha-podotchetnyih-summ-rabotnikam.html

Приказ на выдачу подотчетных сумм 2018 образец

Приказ на подотчет 2018

Чтобы выдать деньги подотчет, нужно составить приказ. Посмотрите, как оформить приказ на выдачу подотчетных сумм в 2018 году, скачайте подробный образец, и узнайте, как еще можно оформить выдачу подотчетных сумм, а также как оформить выдачу денег сразу нескольким сотрудникам.

Приказ о подотчетных лицах в 2018 году

Выдать деньги под отчет в 2017 году компания может на основании одного из двух документов:

  • Заявление сотрудника;
  • Приказ (распоряжение) директора.

Важно! Фирма самостоятельно выбирает какой документ использовать. Это решение лучше закрепить в локальном акте. Можно остановится на обоих документах – но четко определить, когда и какой из них составляется.

Требования к приказу о выдаче денег в подотчет в 2018 установлены следующие:

  1. Должна быть указана выдаваемая сумма;
  2. Должен быть указан срок, на который выдаются деньги;
  3. Руководитель фирмы должен заверить документ подписью.

Приказ можно оформить на фирменном бланке, но это исключительно на усмотрение компании. В законе такой обязанности нет.

Важно! Сотрудник должен в течение 3 рабочих дней отчитаться по выданным денежным средствам.

Посмотрите образец приказа о выдаче денег в подотчет (образец 2018).

Приказ на выдачу подотчетных сумм: образец 2018 года для командировки

Чтобы выдать деньги в подотчет в 2018 году, необязательно составлять отдельный документ. Фирма может упростить документооборот, включая информацию о выдаче денежных средств в подотчет в другие приказы. Например, информацию о подотчете можно указать в приказе о командировке, указав это после данных о поездке.

Посмотрите ниже образец приказа о направлении в командировку и о выдаче денег в подотчет в 2018 году.

Когда использовать заявление на выдачу денег в подотчет

Компания сама вправе решить использовать ли заявление на выдачу денег в подотчет или нет. Заявление удобно использовать в случаях, если требуется выдать определенную сумму денег на определенную цель, например, покупка офисной техники.

Требования к заявлению те же, что и к приказу:

  1. Должна быть указана выдаваемая сумма;
  2. Должен быть указан срок, на который выдаются деньги;
  3. Руководитель фирмы должен заверить документ подписью.

Посмотрите ниже образец заявления на выдачу денежных средств.

Приказ о подотчетных лицах: один на всех физлиц

Компания вправе оформить приказ о подотчетных лицах в 2018 году, указав там сразу несколько сотрудников. Об этом праве ЦБ РФ впервые указал в своем письме Письмо ЦБ РФ от 13.10.17 № 29-1-1-ОЭ/24158.

Если фирма решит составить такой единый приказ на подотчетных лиц, то имейте ввиду следующие обязательные моменты:

  1. Укажите ФИО сотрудников, которым выдаются деньги;
  2. Выдаваемые сумму и срок, на который выдаются эти деньги нужно указать для каждого сотрудника отдельно.

Почему это нужно обязательно сделать? Кассир будет оформлять расходный кассовый ордер на каждого сотрудника отдельно, поэтому он должен видеть, какую сумму кому выдавать.

Авансовый отчет каждый сотрудник будет составлять самостоятельно, поэтому в приказе должен быть установлен четкий срок для каждого работника, чтобы не было нарушения 3-х дневного срока.

Посмотрите образец приказа на подотчетных лиц в 2018 году.

Приказ на выдачу подотчетных сумм на зарплатные карты: образец в 2018 году

Не все фирмы имеют и ведут кассу. В этом случае можно выдавать деньги в подотчет на зарплатные карты сотрудникам. Но этот момент необходимо закрепить в локальном акте фирмы, например, в учетной политики. Достаточно включить следующую фразу «Подотчетные суммы компания выдает либо через кассу, либо перечисляет на зарплатные карты сотрудников»

При этом безопаснее составить аналогичный приказ на выдачу в подотчет или заявление сотрудника с визой директора. Если этого не сделать, то есть риск, что налоговики и банк могут решить, что это не подотчетные, а другие доходы, и потребовать с них НДФЛ.

Образец приказа на выдачу денег в подотчет на зарплатные карты в 2018 году смотрите ниже.

Приказ о выдаче в подотчет руководителю

Чтобы выдать денежные средства подотчет генеральному директору, ему необходимо составить заявление (приказ в данном случае не подходит).

При этом заявление директора будет отличаться от заявления рядового сотрудника:

  • Директор составляет заявление на имя компании, а не на имя директора;
  • Вместо фразы «прошу выдать» следует указать «необходимо выдать»;
  • В конце директор ставит свою подпись, которая одновременно и разрешает выдать деньги под отчет.

Образец заявления на возмещение расходов в 2018 году 

Если сотрудник потратил собственные денежные средства на цели фирмы, то компания должна ему эти деньги возместить. В данном случае сотрудник должен составит заявление, которое будет являться основанием для компенсации расходов работника. При этом, указывать, что это суммы являются подотчетными уже не надо, потому что эта выдача денег уже не будет являться подотчетом.

Посмотрите образец заявления на компенсацию расходов сотрудника в 2018 году.

Ответственность за отсутствие приказа или заявления

Прямой нормы, по которой компания могут привлечь к ответственности за отсутствие приказа на выдачу подотчет нет. Налоговики могут попытаться наложить штраф в размере 50 тыс. руб. по ст. 15.1 КоАП РФ, как за нарушение работы с наличными денежными средствами.

Однако, по мнению суда отсутствие заявление или приказа это нарушение порядка выдачи наличных денежных средств, а не нарушение порядка ведения кассовых операций. А за это нет штрафов (см., например, постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 18.03.2014 № А03-14372/2013).

Источник: https://www.rnk.ru/article/215726-prikaz-na-vydachu-podotchetnyh-summ-2018-obrazets

Без проблем
Добавить комментарий